Porque você estima as horas de entrega de maneira errada?

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Este texto é voltado para consultorias de BI, vamos falar sobre o assunto que mais causa stress a todos: gerentes, desenvolvedores, clientes, comercial – vamos falar sobre o PECF ou Promessa, Expectativa, Cronograma, e Frustração.

Promessa

Este é o primeiro passo que define o sucesso ou o fracasso do projeto, geralmente aqui tudo é bonito e perfeito, ninguém fala dos cuidados com as pedras que podem existir no caminho, eu falei “podem” para amenizar um pouco, lembre de todos os projetos que já participou – qual deles não teve problemas até em uma simples extração de dados de uma planilha?

Promessa – Como é feita hoje

Geralmente é o departamento comercial que faz as promessas, seu objetivo não é entregar o projeto com sucesso, seu objetivo é vender (na maioria das vezes!), eu não estou aqui crucificando o comercial por isso, o responsável pela forma como ele trabalha é a diretoria, eles são treinados para isso, então vamos ouvir coisas desse tipo:

[Executivo de vendas] – Você tem uma base em SQLServer e mais 2 planilhas? neste caso é moleza, meu pessoal é certificado e possui várias horas de projeto, vai tirar isto de letra, será fácil e rápido, assine aqui!

[Pré-venda] – Olha, vamos ter que realizar um levantamento de requisitos e conhecer suas bases antes.

[Executivo de vendas] – Nada que demore, é um projeto padrão pra gente, é só replicar o projeto anterior.

[Cliente] – Que bom que acertamos na consultoria, eles tem muita experiência com empresas do nosso ramo e com nosso ERP!!!

Promessa – Como deveria ser feita

[Executivo de vendas] – Você tem uma base em SQLServer e mais 2 planilhas, porém possui uma maneira particular de gerir os seus negócios e seus colaboradores nunca tiveram contato com um projeto de BI, para te atender bem vamos iniciar o projeto estudando e conhecendo suas bases, seus processos e conversar com o seu pessoal.

[Pré-venda] – Eu ficarei a disposição para iniciar este processo e lhe mostrar um pequeno protótipo do que a gente é capaz de fazer para degustação.

[Executivo de vendas] – Após conhecer o protótipo poderemos fechar o contrato, e eu serei o gerente de sua conta, o que precisar pode me avisar imediatamente.

[Cliente] – Que bom que acertamos na consultoria, eles estão preocupados com a nossa empresa e com o sucesso real do projeto de BI, esta parceria será duradoura.

E como seria o restante de acordo com cada caso?

Promessa – Como é feita hoje

  • Expectativa: Alta – O cliente espera um projeto perfeito, rápido, barato e com brindes, eu chamo de projeto MC Lanche Feliz.
  • Cronograma: Apertado – As estimativas de tempo são criadas com base na expectativa do cliente, o desenvolvedor fica estressado e a cada ciclo de entregas mais e mais tarefas ficam acumuladas, o que fazer? podemos realiza-las correndo ou em horários extremos ou até mesmo negligencia-las.
  • Frustração: Alta – Nada vai dar certo, o painel está com números errados, foi entregue fora do prazo e uma parte foi esquecida (na verdade o desenvolvedor nem sabia que era para fazer esta parte!).

Promessa – Como deveria ser feita

  • Expectativa: Alta – O cliente sempre tem a expectativa alta, mas agora ele sabe que existe um processo a ser seguido baseado em melhores práticas do mercado.
  • Cronograma: Real – As estimativas de tempo são criadas com base no levantamento e nas conversas que aconteceram nas fases anteriores, lembre que o pilar mais importante são as pessoas, não é a tecnologia nem o processo interno da empresa.
  • Frustação: Baixa – Mudanças no escopo devem ocorrer com pouca frequência, o prazo será atendido com mais folga e o formato de parceria vai ajudar a aparar as arestas que ficaram, o cliente sabe que um projeto de inteligência de negócios não é igual comprar um anti-virus e instalar, envolve inteligência humana, experiência e vontade de fazer.

Conclusão

Sabemos que para se fechar um projeto desta importância é necessário ter recursos e tempo, o recurso financeiro é um fator limitante e por isso somos tentados a seguir este valor, o brasileiro deve começar a se acostumar a não fazer as coisas se elas vão dar errado.

Eu ouço sempre por ai: – Ah! vamos começar e depois a gente vê! lá na frente vai dar errado e a diretoria libera mais verba para consertar senão perde todo o investimento. Isto está errado. Tudo tem um preço a ser pago para ser feito de maneira excelente e profissional, se sua empresa não possui esta verba não faça, espere mais um pouco.

Eu desafio alguém aqui nos comentários me descrever um projeto de BI que deu certo mesmo sendo negociado um valor e um tempo de entrega muito abaixo do proposto inicialmente.

Também podem se manifestar aqueles que concordam com esta idéia e já tiveram experiências ruins.

Abraços